1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Südobjekt® Immobilien & Hausverwaltungen
Thomas Friedrich Komm
Zaisgasse 2
70372 Stuttgart

Telefon: +49 711 5405624
E-Mail: info(at)suedobjekt.de
Website: www.suedobjekt.de

2. Allgemeine Hinweise zum Datenschutz

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den geltenden gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sowie dieser Datenschutzerklärung.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website sowie bei der Nutzung unserer digitalen Angebote verarbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Ihnen zustehen.

3. Hosting durch STRATO

Unsere Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, gehostet.

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet STRATO technische Daten, die für die Bereitstellung und den sicheren Betrieb der Website erforderlich sind. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Geräts
• technische Verbindungsinformationen

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Internetauftritts.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und technisch zuverlässigen Bereitstellung unserer Website.

Soweit STRATO personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie insbesondere daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers mit „https://“ beginnt.

Durch die Verschlüsselung sollen Daten, die Sie an uns übermitteln, vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt werden.

5. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website können automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufene Seite oder Datei
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Geräts
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge

Die Verarbeitung dieser Daten dient der technisch fehlerfreien Darstellung und Optimierung unserer Website sowie der Gewährleistung der Sicherheit unserer IT-Systeme.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet grundsätzlich nicht statt, sofern hierfür keine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon und Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein auf unserer Website angebotenes Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Anschrift
• Angaben zu einer Immobilie oder einem Verwaltungsobjekt
• Angaben zu einem Miet- oder Eigentumsverhältnis
• Inhalt Ihrer Nachricht
• weitere freiwillig übermittelte Informationen

Soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer sachgerechten und effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen.

Soweit eine Einwilligung eingeholt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die im Rahmen einer Kontaktaufnahme erhobenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgründe einer Löschung entgegenstehen.

7. Digitale Telefonassistentin „Mathilda“ – sipgate AI Agent

Für die Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Telefonanrufe setzt Südobjekt die digitale Telefonassistentin „Mathilda“ ein.

Mathilda basiert auf einem sipgate AI Agent, einem KI-gestützten Telefonassistenten der sipgate GmbH.

Mathilda unterstützt uns dabei, eingehende Telefonanrufe automatisiert entgegenzunehmen, Anliegen zu erfassen und die für die weitere Bearbeitung erforderlichen Informationen bereitzustellen.

Verarbeitung durch künstliche Intelligenz

Bei einem Gespräch mit Mathilda wird gesprochene Sprache automatisiert verarbeitet.

Der sipgate AI Agent kann Gesprächsinhalte in Text umwandeln (Transkription), die Inhalte automatisiert bzw. mithilfe künstlicher Intelligenz verarbeiten und auf dieser Grundlage auf das Anliegen des Anrufers reagieren.

Nach einem Gespräch können uns eine Transkription sowie eine automatisiert erstellte Zusammenfassung des Gesprächs zur Verfügung gestellt werden.

Zu Beginn des Gesprächs wird darauf hingewiesen, dass es sich um eine digitale bzw. KI-gestützte Telefonassistenz handelt.

Verarbeitete Daten

Im Rahmen eines Telefonats mit Mathilda können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer, sofern diese übertragen wird
• Datum und Uhrzeit des Anrufs
• Dauer des Anrufs
• technische Verbindungsdaten
• Name und Kontaktdaten, sofern diese im Gespräch genannt werden
• Gesprächsinhalte
• das mitgeteilte Anliegen
• Angaben zu Immobilien
• Angaben zu Miet-, Eigentums- oder Verwaltungsverhältnissen
• sonstige freiwillig während des Gesprächs mitgeteilte personenbezogene Daten
• Transkriptionen
• automatisiert erstellte Gesprächszusammenfassungen

Bitte teilen Sie im Gespräch mit Mathilda möglichst nur solche personenbezogenen Informationen mit, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient insbesondere der Verbesserung unserer telefonischen Erreichbarkeit sowie der effizienten Entgegennahme, Dokumentation, Zuordnung und Bearbeitung eingehender Anliegen von Mietern, Eigentümern, Interessenten, Dienstleistern, Geschäftspartnern und sonstigen Anrufern.

Rechtsgrundlage

Soweit der Anruf der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in einer zuverlässigen telefonischen Erreichbarkeit und einer effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen.

Soweit für einzelne Verarbeitungsvorgänge eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Anbieter

Für die technische Bereitstellung der Telefonie und des KI-gestützten Telefonassistenten nutzen wir Dienste der sipgate GmbH, Düsseldorf, Deutschland.

Im Rahmen der technischen Bereitstellung des sipgate AI Agents können weitere Dienstleister und Unterauftragnehmer eingebunden werden. Für die Verarbeitung durch sipgate gelten ergänzend die Datenschutzinformationen des Anbieters.

Soweit sipgate personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen an die Auftragsverarbeitung.

Speicherdauer

Die im Zusammenhang mit einem Anruf entstehenden personenbezogenen Daten, Transkriptionen und Gesprächszusammenfassungen werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. andere Rechtsgrundlagen eine weitere Speicherung erfordern.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO erfolgt durch Mathilda nicht.

8. Mieter- und Eigentümerportal easimo

Für unsere Mieter und Eigentümer stellen wir ein digitales und zugangsgeschütztes Mieter- und Eigentümerportal über easimo zur Verfügung.

Die Nutzung des Portals erfolgt über einen persönlichen Benutzerzugang. Hierfür ist eine individuelle Registrierung bzw. Einrichtung eines Benutzerkontos erforderlich.

Der Zugang ist personenbezogen und durch individuelle Zugangsdaten geschützt. Nutzer erhalten nur Zugriff auf die für sie vorgesehenen bzw. mit ihrem Miet- oder Eigentumsverhältnis verbundenen Informationen.

Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Einrichtung und Nutzung des Portals können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer und weitere Kontaktdaten
• Benutzer- und Zugangsdaten
• Anschrift
• Daten zum Miet- oder Eigentumsverhältnis
• Objekt- und Wohnungsdaten
• Vertragsdaten
• Zahlungs- und Abrechnungsinformationen, soweit erforderlich
• Verwaltungsunterlagen
• Abrechnungen
• Wirtschaftspläne
• Mitteilungen und Korrespondenz
• Schaden- und Reparaturmeldungen
• Dokumente und Dateien
• Zählerstände und Verbrauchswerte
• Informationen zu Eigentümerversammlungen und Beschlüssen
• technische Nutzungs- und Protokolldaten

Zweck der Verarbeitung

Das Portal dient der digitalen Kommunikation und Abwicklung bestehender Miet-, Eigentums- und Verwaltungsverhältnisse.

Über das Portal können Mieter und Eigentümer insbesondere Dokumente und Mitteilungen abrufen, Daten übermitteln, Anliegen kommunizieren sowie Schadenmeldungen und andere Vorgänge an die Hausverwaltung übermitteln.

Eigentümern können darüber hinaus insbesondere Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Informationen zu Eigentümerversammlungen, Beschlüsse und weitere objektbezogene Unterlagen bereitgestellt werden.

Rechtsgrundlage

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Miet-, Verwaltungs- oder sonstigen Vertragsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit wir zur Verarbeitung bestimmter Daten gesetzlich verpflichtet sind